כל אחד שרואה חדשות בטלוויזיה, גם אם רק לפעמים או כשאין משהו פחות "כבד" לראות, בוודאי יצא לו לראות תמלול שיחה של תגובות של אנשי ציבור או מעורבים בפרשייה, הקלטות שיחה או חקירות משטרתיות או של כתב חוקר סמוי, כאשר התמלול מוצג על המסך לא ככתוביות רגילות אלא ככיתוב מעניין. תמליל שיחה של דברים שנאמרו או נאמרים עוזר לחירשים ולכבדי שמיעה להבין את הנאמר.
תמליל שיחה הוא למעשה המרה של דיבור לכתב, למשל הכתוביות שיש בסרטים וסדרות ואותו תמלול שיחה שצוין מקודם. תמליל שיחה חייב להיות נטול שגיאות כתיב כדי שיהיה מובן לגמרי. אם עושים תמלול שיחה בזמן אמת אין ספק שיכולות להיות בעיות של שגיאות כתיב, גם אם מומחים בכתיבה עיוורת, כיוון שיש קצב שצריך לעמוד בו ולא ניתן לקטוע רצף של שיחה שאינה מתוכננת.
כאמור, תמלול שיחה תוך כדי הקשבה להקלטה או בזמן אמת. הקלטות שיחה יכולות להתבצע באמצעות מיטב מכשירי ההקלטה או על ידי מכשירים פשוטים מאוד, תלוי באיכות שרוצים וצריכים. לפני כל הקלטה צריך לוודא שהמכשיר עובד ולעשות הקלטת ניסיון כדי לבדוק שהוא מקליט כראוי.
תמליל שיחה הוא הגיבוי להקלטות שיחה שנהרסו ולכל חלק בשיחה שמסיבה כזו או אחרת לא הוקלט. גם אם משתמשים בציוד הקלטה איכותי, צריך לעשות תמלול שיחה במקביל, ליתר ביטחון. למשל, יש מקרים בהם כל האנשים שנוכחים בשיחה (נניח בגביית הצהרה או עדות) אינם שמים לב שהמכשיר המקליט הפסיק לעבוד.
כשעדת עיתונאים מחכה מחוץ למקום כלשהו בשביל לגבות מאיש ציבור תגובה לגבי נושא לוהט, אפשר לראות שכולם עם מכשירי הקלטה (שהרבה פחות נפוצים כיום) או מצלמות ומיקרופונים. לעומת זאת, אי אפשר לראות מתמללים, אלא אם כן כתב הגיע לזירה לבדו, בלי מיקרופון ובלי צלמים, ואין לו מכשיר הקלטה, אז אין לו הרבה אפשרויות מלבד להשתמש בנייר ועט ולרשום את הנאמר או להיות מפוטר כי לא הביא תגובה.
הקלטות שיחה עדיפות על פני כתיבה לצורך תיעוד. על כן, אסור להישען על תמליל שיחה בלבד ויש לזכור שהוא משמש כגיבוי להקלטות ששולפים כאשר ההקלטה נהרסת או אובדת.
